La data e il luogo nei quali organizzare l'evento sono strettamente collegati, possiamo infatti banalmente pensare che se scegliamo di appoggiarci a una determinata struttura e questa non fosse disponibile nella data scelta, dobbiamo cambiare data o struttura. Assumiamo pertanto di poter fissare una data e basarci su questa per le decisioni successive.
Supponendo di avere già contattato lo Staff del sito ed aver avuto accesso al forum organizzativo interno, si deve tenere conto che la scelta della data è vincolata al Calendario Generale e soprattutto al Regolamento per la programmazione di raduni e uscite. Nel predetto forum organizzativo si pianificano tutti gli eventi più o meno importanti che si svolgeranno nel corso dell'anno.
La scelta della data sarebbe pertanto da operare con largo anticipo, diciamo di almeno di 6 mesi. E' necessario aprire un nuovo topic nel forum organizzativo interno, al fine di concordare / comunicare tutte le scelte.
Non che non sia possibile partire ad organizzare un evento due settimane prima, cosa già successa e con ottimi risultati, in un caso del genere occorrerebbe però adattarsi anche in termini di visibilità che il sito può dare all'evento in quanto quasi certamente potrà avere al massimo un contesto regionale o poco più.
Tutto ciò premesso, possiamo distinguere le date in 3 periodi:
- periodo caldo (da giugno a settembre)
- periodo primaverile o autunnale
- periodo freddo
Un'altra controindicazione del periodo caldo è dovuta al fatto che la partecipazione è condizionata in larga misura dalle condizioni meteo. Cioè, se uno decide di partecipare ad un incontro estivo, generalmente non mette in preventivo che possa piovere; nel caso in cui i giorni del raduno piova, tante persone potrebbero desistere e la partecipazione crollare vertiginosamente. Di più, se gli organizzatori hanno scelto strutture aperte, queste non saranno idonee in caso di piogge persistenti.
E' ovvio che nel periodo caldo sarà possibile, per raduni di due giorni, organizzare la serata all'aperto, bei giri con le migliori condizioni dell'asfalto, quindi in caso di tempo bello si avranno le condizioni migliori per un'ottima riuscita.
Nel periodo primaverile o autunnale ci sono meno eventi programmati, pertanto anche la voglia di partecipazione da parte degli utenti è maggiore. In particolare, nel periodo primaverile se si incontra una bella giornata il successo è assicurato in quanto la voglia di tirare fuori la moto dal letargo invernale genera un notevole aumento delle presenze. Se le condizioni meteo non sono proprio proibitive (freddo o neve), in caso di maltempo la partecipazione può subire una flessione ma i partecipanti sono più preparati anche a una situazione di questo tipo.
Nel periodo freddo abbiamo esperienza organizzativa diretta per incontri presso strutture chiuse e con partecipazione generalmente in auto e quindi con poche in moto; un fenomeno un po' strano sono le "defezioni delle ultime due settimane", dell'ordine del 30-40% rispetto alle preiscrizioni, che è quantomeno da tenere in considerazione e vedere se si tratta di casualità o di regola.
La durata: uno, due, tre giorni...?
Questa scelta deve essere operata dagli organizzatori, in base a che genere di evento intendono preparare.
Nel caso in cui l'evento si svolga su più giorni occorre anche:
- organizzare la serata o le serate, se più di una
- individuare le strutture che possano offrire il pernotto, chiedendo loro prezzi ed eventuali disponibilità nel periodo
- verificare che ci sia la possibilità di piantare le tende e che nelle vicinanze siano presenti alcune docce