Dato il susseguirsi di proposte per raduni, uscite, incontri ed essendo frequenti gli accavallamenti di date, per assicurare la massima libertà organizzativa e nel contempo garantire il successo di tutte le manifestazioni, si riporta il regolamento per proporre le uscite.
Innanzitutto occorre sempre guardare il Calendario Generale: su questo sono riportati in grassetto gli eventi a carattere nazionale, che per definizione sono quelli con la maggiore priorità.
IN SINTESI
Per le uscite "semplici", cioè quelle di tutti i giorni, non è necessario leggere tutto il presente regolamento, ci sono alcune semplicissime regole:
- Si può aprire il topic se l'uscita è prevista ENTRO i 15 giorni. Se invece l'uscita è prevista oltre i 15 giorni, il seguente regolamento va letto integralmente.
- Per ogni uscita, nel topic è necessario indicare i seguenti dati:
- titolo chiaro con destinazione e data
- ora e luogo di ritrovo
- presunta ora di ritorno
- mappa e/o percorso
- modalità pranzo (al sacco, ristorante)
- intenzioni del giro (veloce, lento, per inesperti, ginocchio a terra, panoramico, ecc)
TIPOLOGIE EVENTI
Gli eventi che gli utenti di Tingavert posso proporre sono:
- Eventi / raduni a carattere nazionale
- Eventi / raduni di uno o più giorni regionali/interregionali, che possono coinvolgere più gruppi
- Eventi / raduni di uno o più giorni monomarca/monomodello
- Semplici uscite di uno o più giorni di Gruppo
APERTURA DEI TOPIC PER EVENTI O USCITE IMPORTANTI
Prima di aprire il topic nel lato pubblico per un evento a carattere Nazionale, Regionale, Monomarca / Monomodello o comunque un evento che si pensa possa diventare importante, occorrerà effettuarne una preventiva discussione nel forum organizzativo interno: se non si ha accesso a tale forum, contattare un Coordinatore Eventi illustrando il progetto.
Per evitare che alcuni eventi si avvantaggino rispetto ad altri, non è opportuno aprire il relativo topic prima di due mesi dall'evento: questo è un limite massimo che in alcune circostanze può subire anche abbassamenti, come si vedrà in seguito.
Se si tratta di un evento che ha bisogno di una conferma con molto anticipo si può aprire il topic anche prima del limite citato, previa discussione e autorizzazione del Coordinatore Eventi; è comunque richiesto che il topic e la relativa lista dopo due mesi dall'apertura vengano chiusi. Dopo la chiusura, si contatterà un moderatore per riportare gli eventuali aggiornamenti nel topic stesso e si contatterà un amministratore per inviare la mail agli iscritti in lista per determinate comunicazioni di servizio.
Quindi, in sintesi, il topic di un evento può avere al massimo due mesi di vita. E' consentito aprire prima di tale termine un topic "esplorativo", ad esempio nel caso in cui si chiedano agli utenti idee sulla scelta dei luoghi, date, strutture ecc. per il futuro evento.
SOVRAPPOSIZIONE DEGLI EVENTI
Gli eventi Nazionali non è previsto che si possano sovrapporre tra loro. Invece per le altre sovrapposizioni che riguardino Eventi Regionali e Interregionali, Eventi Monomarca / Monomodello o Semplici Uscite con Eventi Nazionali, valgono le seguenti regole:
- Se l'Evento Nazionale è previsto a una distanza stradale INFERIORE ai 400 km, il topic può essere aperto massimo 2 settimane prima (o meglio, che abbia massimo due settimane di vita).
- Se l'Evento Nazionale è previsto a una distanza stradale INFERIORE ai 400 km, il topic può essere aperto massimo 2 mesi prima (o che abbia massimo due mesi di vita) SOLO SE l'evento che andrebbe in sovrapposizione riguarda un numero limitato di partecipanti, non superiore alle 15-20 persone.
- Se l'Evento Nazionale è previsto a una distanza stradale SUPERIORE ai 400 km, il topic può essere aperto massimo 1 mese prima (o che abbia massimo 1 mese di vita).
Eventi a carattere Nazionale
Sono a carattere nazionale quegli eventi segnati in grassetto nel Calendario Generale. Se un evento a carattere nazionale lo si organizza di nuovo nell'anno successivo, si farà il possibile per riservargli la data nello stesso periodo dell'edizione precedente, compatibilmente con le esigenze organizzative di tutti gli altri eventi. Se invece la data la si vorrà variare, bisognerà dare la priorità ad eventuali altri eventi che già fossero o che siano divenuti a carattere nazionale e organizzati l'anno precedente, in quella stessa data.
Gli eventi a carattere nazionale, saranno segnalati, con modalità decise comunque dallo Staff, tramite:
- Apertura topic massimo 2 mesi prima (o che abbia massimo due mesi di vita)
- Topic ad annuncio globale aperto dallo Staff
- Mail collettiva agli utenti registrati al sito
- Articolo di presentazione in home scritto dall'organizzatore
- Richiami periodici nelle newsletter
- Segnalazione nella home page (21 giorni prima della fine della vita del topic)
- Segnalazione in grassetto nel Calendario Generale
Eventi a carattere Regionale o Interregionale
Il primo anno che si organizza un evento, questo sarà sempre a carattere regionale, salvo casi particolari come ad esempio la volontà da parte dello Staff di partire con un evento a carattere nazionale in una zona dove se ne senta la necessità.
Gli eventi a carattere regionale saranno segnalati tramite:
- Apertura topic massimo 2 mesi prima (o che abbia massimo due mesi di vita)
- Topic importante nel subforum di zona, aperto dall'organizzatore, che potrà però essere sostituito da un "topic importante di accorpamento" di vari eventi in programma
- Possibilità di aprire topic di richiamo nei subforum delle regioni adiacenti, NON importanti, lasciati aperti in modo che gli utenti delle regioni adiacenti possano organizzarsi per le partecipazioni
- Articolo di presentazione in home scritto dall'organizzatore
- Richiamo nella newsletter, se il numero di iscrizioni sarà elevato o se si stima che lo possa diventare (l'organizzatore deve però ricordarlo / richiederlo all'admin)
- Segnalazione nel Calendario Generale
Eventi Monomarca / Monomodello
Le uscite Monomarca / Monomodello sono disincentivate in quanto la peculiarità del nostro sito è di aggregare tutti gli utenti senza restrizioni, tuttavia se si desidera ugualmente organizzarle lo si può fare soltanto nel forum uscite gruppi "non ufficiali" Tinga.
Sono invece consentiti e graditi gli eventi e i raduni Monomarca / Monomodello (esempio: uno-due all'anno) e sporadici ritrovi Monomarca / Monomodello come ad esempio cene o giri dedicati (cioè qualcuno all'anno).
Gli eventi Monomarca / Monomodello saranno segnalati tramite:
- Apertura topic massimo 2 mesi prima (o che abbia massimo due mesi di vita)
- Topic importante nel subforum di Marca / Modello, aperto dall'organizzatore o dal moderatore del subforum
- Articolo di presentazione in home scritto dall'organizzatore
- Segnalazione nel Calendario Generale
Semplici Uscite in moto
Valgono le stesse regole accennate in precedenza:
- Apertura topic massimo 2 mesi prima (o che abbia massimo due mesi di vita)
- Segnalazione nella newsletter di gruppo
Per la presentazione delle uscite, è gradito (e in alcune sezioni, richiesto) che il topic organizzativo abbia una struttura del tipo:
- titolo chiaro con destinazione e data
- ora e luogo di ritrovo
- presunta ora di ritorno
- mappa e/o percorso
- modalità pranzo (al sacco, ristorante)
- intenzioni del giro (veloce, lento, per inesperti, ginocchio a terra, panoramico, ecc)
Tutto ciò allo scopo di divertirsi con la massima libertà possibile, tenendo però conto di chi organizza eventi importanti, con impegno e dedizione, ai quali poi si vorrebbe una massiccia partecipazione.
