Alcune strutture richiedono una prenotazione vincolante, cosa che può generare difficoltà organizzative: vediamo le possibili soluzioni al problema.

I raduni Ting'Avert vengono organizzati da utenti volonterosi che non solo non percepiscono nulla per tutta l'organizzazione, ma ahimè a volte è capitato di dover fare una colletta per recuperare quanto era stato rimesso per qualche attività andata non secondo le previsioni.

Si pensi ad esempio alla prenotazione di un certo numero di posti in un locale e che poi - a causa del maltempo o di inspiegabili defezioni - non si raggiunga il numero stabilito; è successo che i gestori dei locali chiedessero di aggiungere alcune quote per coprire gli ospiti mancanti.

Il problema è accentuato dal fatto che, essendo tutte le prenotazioni Ting'Avert derivanti da Internet, non c'è la possibilità materiale di raccolta preventiva del denaro e per risolvere questo problema ci sono alcune soluzioni:

1. Fare finta di nulla e come va va, accettando eventuali rimesse. Tenere comunque aggiornata la struttura ospitante sul numero dei partecipanti, chiedendole di poter accettare disdette fino a pochissimi giorni prima.
   
2. Scegliere strutture che siano disposte ad accollarsi il rischio di eventuali variazioni nel numero de partecipanti, anche cospicue, magari a fronte di un prezzo di qualche euro in più. Anche in questo caso, tenere informata la struttura sul numero dei partecipanti iscritti alla lista, per cercare almeno di essere il più precisi possibile nei dati dei partecipanti.
   
3. Farsi mandare le caparre dagli utenti per la conferma delle prenotazioni, ad esempio tramite Paypal o sistemi similari. Questa modalità è da concordare preventivamente con gli amministratori del sito, al solo scopo di verificare chi è che raccoglie i soldi.
   Il vantaggio di questa soluzione risiede nel rischio economico praticamente nullo, lo svantaggio è che le persone sono molto pigre quando è il momento di inviare caparre, pertanto le adesioni saranno molte meno rispetto a quelle che si avrebbero attraverso una formula "libera"; può funzionare bene per la prenotazione del pernotto mentre funziona peggio per quanto riguarda pranzi ecc.
   

In tutti i casi sopraelencati, è indispensabile - nella settimana prima dell'evento - mandare la mail agli utenti iscritti alla lista per chiedere conferma dell'adesione; per farlo, chiedere aiuto a un amministratore del sito.

Fra le varie forme di prenotazione, la migliore ovviamente è la numero 2, cioè quella nella quale la struttura ospitante sia disponibile ad accollarsi il rischio di assenze rispetto ai numeri comunicati. Si avrà un maggiore successo della manifestazione e ci saranno meno grattacapi per gli organizzatori.

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