Una sintesi in ordine di tempo per aiutare a non dimenticare le cose importanti nell'organizzazione del raduno.

Vediamo di cercare di sintetizzare tutto quello che abbiamo detto, e stilare un piccolo promemoria di cose da ricordare, in ordine di tempo. Alcune cose possono essere non necessarie, vengono comunque riportate e il lettore avrà la cura di determinare se sono contemplate nella propria fase organizzativa.

Stampare il presente promemoria, aggiungendo le cose eventualmente mancanti e annotando tutti i recapiti telefonici delle persone e delle società contattate per l'organizzazione del raduno e l'erogazione dei servizi.

6 mesi prima
- Contattare lo Staff
- Apertura topic nel forum organizzativo interno
- Determinazione della data
- Scelta della struttura e concordare i prezzi dei vari servizi

4 mesi prima
- Se si coinvolge il comune: colloquio preventivo sindaco, assessori e polizia municipale
- In caso di occupazione di piazze o strade: fare domanda al comune
- Contattare il gruppo per il concerto o per lo spettacolo
- Organizzare i percorsi dei motogiri
- Ordinare / prenotare i gadget del raduno
- Ordinare / prenotare lo striscione del raduno
- Valutare se e come stipulare un'assicurazione
- Prendere contatto con sponsor ed espositori

2 mesi prima (e a eventuale domanda accolta)
- Preparare un eventuale account Postepay per la raccolta delle caparre
- Preparare la locandina dell'evento
- Preparare la mappa della location
- Preparare il testo del topic e contattare lo Staff per postarlo
- Pubblicizzare l'evento su siti internet, riviste di settore, negozi di moto
- Contattare un addetto per la sorveglianza del parcheggio
- Contattare un addetto per la pulizia dei servizi igienici
- Valutare la necessità di WC chimici e prenotarne il noleggio
- Acquistare contenitori e sacchetti per la raccolta dei rifiuti
- Prenotare la spina della birra e individuare il luogo ove collocarla
- Noleggio del palco per lo spettacolo
- Preparazione della relazione tecnica asseverata per il palco
- Consegnare la relazione asseverata per il palco al Comune
- Concordare menù e prezzi con gli esercizi convenzionati
- Concordare / domandare prezzi per il pernottamento alle strutture coinvolte
- Individuare la modalità di fatturazione agli sponsor
- Farsi pagare dagli sponsor

1 mese prima
- Preallertare la Protezione Civile
- Richiedere allaccio elettrico temporaneo per lo spettacolo
- Nominare le staffette per i motogiri e informarli sui percorsi
- Al Comune: fare richiesta di somministrazione bevande

1 settimana prima
- Contattare lo Staff per mandare la mail agli iscritti alla lista
- Preparare un breve comunicato stampa e contattare i giornali locali
- Preparare i cartelli di parcheggio non custodito
- Reperire le transenne per la delimitazione dei parcheggi o delle strade
- Preallertare la locale Croce Rossa
- Provare i tragitti dei motogiri verificando che non ci siano "sorprese"
- Reperire un megafono, utile per le convocazioni dei motogiri e altro
- Verificare la pulizia dei luoghi e il taglio dell'erba se si useranno prati

3 giorni prima
- Ritirare l'autorizzazione comunale e sistemare i cartelli per la chiusura strade
- Recarsi alla SIAE per ottenere l'autorizzazione per il concerto o la diffusione sonora
- Consegnare al Comune la domanda di pubblico spettacolo con l'autorizzazione SIAE
- Organizzare una riunione con gli addetti principali spiegando gli aspetti organizzativi del raduno
- Nominare gli addetti all'accoglienza dei partecipanti

1 giorno prima
- Stampare la lista delle preiscrizioni
- Fare installare il palco e consegnare la dichiarazione di montaggio in Comune
- Reperire le casacche ad alta visibilità da consegnare alle staffette dei motogiri
- Sistemare i cartelli nelle strade per raggiungere la località del raduno
- Organizzare il banchetto delle iscrizioni, gadget ecc.
- Stampare un tabulato per la registrazione dei partecipanti

Il giorno del raduno
- Fare compilare il borderò SIAE al gruppo musicale
- Per gli organizzatori: siate sereni e godetevi l'evento

Dopo il raduno
- Assicurarsi di avere pulito tutto
- Rimuovere i cartelli indicatori della località dalle strade e cartelli vari
- Consegnare il borderò compilato alla SIAE e pagare i relativi diritti
- Verificare che tutti i fornitori siano stati pagati (bar, ristoranti, birra ecc.)


Recapiti telefonici utili (annotare):

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