se nel topic poi ci sono link e commenti, il topic finisce giù appena non ci si scrive per una settimana, ed è peggio che andare a cercare i report nel forum ad hoc.

il forum Report è stato già suddiviso per tipologia... basta scrivere "puglia" nella caselle in alto,
Report Uscite di Gruppo

ed escono tutti i report del gruppo puglia.
o no?

è che se è possibile evitare operazioni che richiedano l'intervento di qualcuno è meglio perché prima o poi questo qualcuno smette di aggiornare.

Non è vero che tutto torna come prima: se è stato fatto un topic contenente tutti i link, chi lo legge si aspetta che sia sempre aggiornato, cosa che non è.

Per questo preferirei trovare una soluzione che risolva il problema in via definitiva e che se possibile non richieda un intervento manuale...

Il fatto della chiusura topic lo si fa per evitare che il report inizi nel topic dell'uscita, il che sarebbe spiacevole perché poi rischiano di andare persi i primi messaggi di report collocati nel topic dell'uscita... in questo modo si è "costretti" ad aprire il report, che poi al più presto lo si linka.